Blog 5: Técnicas para priorizar personas, recursos, tareas y actividades

Priorizar, esta palabra se encuentra definida por la RAE como dar prioridad a algo, y a su vez prioridad significa ”f. Anterioridad de algo respecto de otra cosa, en tiempo o en orden”, estamos estableciendo que priorizar implica colocar de manera ordinal, o sea, primero, segundo, tercero, etc., las cosas. A muchos podría parecerles algo natural, obvio y hasta sencillo; pero establecer un orden de prioridades se vuelve complejo cuando debemos manejar varios asuntos a la vez.

Lo urgente Vs. lo importante, esa siempre será la duda final al momento de establecer el orden en que se efectúan las tareas, existen varias teorías y tips para establecer una estrategia, una de las más citadas es la matriz Eisenhower, en el artículo de 2020 de la Revista Marina de Chile encontramos una narración acerca del autor de esta herramienta, el general Dwight D. Eisenhower, pero aquí  reflexionaremos en la herramienta y su utilidad práctica.

Matriz Eisenhower. Revista Marina, desde: https://revistamarina.cl/es/articulo/la-matriz-eisenhower-una-herramienta-de-planificacion-y-gestion

Observemos los cuatro cuadrantes de la matriz “hacerlo ya”, “planificar”, “delegar” y “eliminar/postergar” son los resultados de clasificar las tareas de un objetivo o meta. La clave es colocar cada asunto en el cuadrante correspondiente.

Primero, lo primero: definir nuestras metas, al hacerlo dentro de una organización o empresa estas corresponderán a todo aquello concerniente con un objetivo en común que puede ser al corto, mediano o largo plazo y cuyas responsabilidades se verán divididas en los distintos departamentos de la empresa. Al llegar al plano personal, la aplicación de una herramienta de gestión como la matriz de Eisenhower se vuelve más necesaria y a la vez difícil, porque el orden de prioridad de los asuntos personales y de los del trabajo o estudios no deberían chocarse, pero es lo que nos sucede en muchos casos. Es aquí en donde la habilidad para distinguir lo urgente y lo importante se vuelve crucial.

En el cuadrante “hacerlo ya”, se colocan tareas que son al tiempo urgentes e importantes, debemos tener mucho cuidado de que estas no se encuentren aquí por una carencia de planificación oportuna, o por no saber delegar, no tener un equipo o red de apoyo en la oficina o la casa. Planificar y contar con buenas relaciones interpersonales son claves para no tener todo en esta casilla y no vivir atropelladamente y comprometiendo el buen resultado de nuestros esfuerzos.

El cuadrante “planificar”; con suerte al inicio de un emprendimiento o una nueva etapa de la vida tendrás casi todas las tareas en esta zona, es útil mantener comunicación con todos los involucrados en las metas para ir moviendo todo hacia las demás casillas. Las personas que logran visualizar un “proyecto de vida” y tienen la claridad suficiente de colocarlo en un soporte podrán realizar una mejor planificación de las distintas actividades que van a efectuar y los recursos con los que cuentan.

Si estás realizando una matriz en donde conjugas aspectos de tu vida familiar con la del trabajo recuerda que no todo se puede o debe poner en manos de otras personas, eres irreemplazable como miembro de tu familia especialmente si eres madre o padre, y como líder o parte de un equipo es crucial que logres un enfoque de apoyo hacia ti y con los demás. Esto nos lleva al cuadrante “delegar”, en donde asuntos urgentes en el tiempo pero con importancia relativa media pueden y DEBEN ser solucionados en equipo.

Al final, la casilla “postergar/eliminar”, lo no urgente y que no tiene importancia para la consecución de los objetivos y metas vendrá a esta casilla. Mucho ojo de no colocar aquí vacaciones, cumpleaños ni otras celebraciones, tu vida familiar, tu salud física y mental deben estar entre las cosas más importantes de tu matriz de prioridades y de tu historia en esta vida.

 *María Inés

 

Referencia:

Olguín Álvarez, José (2020) Revista Marina. La matriz Eisenhower, una herramienta de planificación y gestión. Desde: https://revistamarina.cl/es/articulo/la-matriz-eisenhower-una-herramienta-de-planificacion-y-gestion